CONSOLIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

CONSOLIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL 

Para reducir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una en una hoja de cálculo amiga, las hojas de cálculo pueden hallarse en el mismo libro que la hoja de cálculo amiga o en otros libros, cuando vaya a consolidar datos, se reúnen datos de manera que puede restaurar con más facilidad y agregar según sea necesario. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de costos para cada una de las agencias locales, puede usar la consolidación para juntar estas cifras en una hoja de cálculo amiga; costos de la compañía. Esta hoja de cálculo amiga además puede contener costos totales y promedios, niveles de inventario actuales y productos más vendidos de toda la empresa.

 CONSOLIDAR DATOS DE DOS FORMAS: POR CATEGORÍA O POR POSICIÓN.

 Consolidación por enfoque: cuando los datos en los espacios de origen se instauran en el mismo orden y usa los mismos protocolos. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como las del presupuesto departamental que hayan sido creadas desde la misma plantilla. Consolidación por categoría: cuando los datos en los sitios de origen no se establecen en el mismo orden, pero maneja las mismas etiquetas. Use este procedimiento para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tiene diferentes diseños, pero las mismas etiquetas de datos. Consolidar datos por categoría es equivalente a crear una tabla dinámica. No obstante, con una tabla dinámica, puede restablecer fácilmente las categorías. 

VINCULAR Y CONSOLIDAR 

Vincular es el proceso de usar referencias a celdas de otros libros de trabajo de Excel de cara a obtener información para nuestra hoja de trabajo, resultando útil cuando necesitamos que si cambia la información del libro de origen también se modifique automáticamente el libro destino. Consolidar es combinar o resumir información de varias hojas de trabajo (que pueden estar situadas en distintos libros), resultando útil también cuando hay que consolidar varios archivos. 

CON LA FUNCIÓN CONSOLIDACIÓN DEL MENÚ DATOS PUEDE:

Vincular los datos consolidados a los datos origen, de tal manera que una vez alterados estos últimos, se afecten los resultados de la consolidación. Consolidar hojas de cálculo en libros abiertos o almacenados en disco. Reunir información de hasta 255 hojas de cálculo. Consolidar por posición o por categoría. Consolidar hojas de cálculo manipulando funciones como Promedio, Máx, Mín, Producto, Cuenta, y otros más

1. Partimos de, examinar los datos y resolver si se desea consolidarlos por posición o por categoría. Visión Si vas a combinar datos que residen en la misma celda en diversos rangos, puedes consolidar por posición. Categoría Si posees varios rangos con esquemas diferentes y vas a combinar datos de líneas o columnas que posean rótulos (nombres de fila y/o columna) coincidentes, puedes consolidar por categoría.

 2. Configura los datos que va a consolidar. Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, sujeta datos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Sitúe cada rango en una hoja de cálculo diferente. Ej: una hoja de cálculo diferente para cada cliente. No sitúe ningún dato en la hoja de cálculo donde vaya a ubicar la consolidación. Si efectúa la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango posee el mismo diseño. Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los lemas de las columnas o filas que anhelas combinar tienen igual ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas. Si desea, puede asignar un nombre a cada rango. 

3. Haga clic en la celda superior izquierda del espacio donde quiera que salgan los datos consolidados.

4. En la vista Datos, haz clic en Consolidar. Aparece el siguiente 

5. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Ej: sumar, contar o promediar.

6. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango o seleccione el rango y, después, haga clic en Agregar, Repita este paso para cada rango. 

7. Si quiere restaurar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en alguno de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde querrá vincular otros rangos o agregados en la consolidación, activa la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

8. Activa las casillas de verificación en Usar rótulos en el que muestran dónde están situados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coordinen con los de los otros espacios de origen ocasionarán filas o columnas autónomas en la consolidación.

 Haz clic en aceptar y la hoja de consolidación quedará 

TIPOS DE CONSOLIDACIÓN DE DATOS CONSOLIDAR POR POSICIÓN

Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos por medio del comando Crear lista): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, sujeta hechos afines y no tiene filas o columnas en blanco. Ubique cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ubique ningún rango en la hoja de cálculo en la que vaya a situar la consolidación. Si efectúa la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo esquema. Establezca un nombre para cada rango: elija todo el rango, ubique el Nombre en la vista Insertar, presione clic en Definir y digite un nombre para el rango. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que salgan los datos consolidados. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.

En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, digite el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Adicionar. Repita este paso para cada rango. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.

Nota Otras formas de consolidar datos contienen la creación de un informe de tabla dinámica (informe de Excel unidireccional de tablas cruzadas que abrevia y analiza datos, como registros de una base de datos, de diferentes orígenes, contenidos los que son externos a Excel.) partiendo de varios rangos de consolidación.

CONSOLIDAR POR CATEGORÍAS

Consolide los datos por categorías si desea reducir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero instauran los datos de forma diferente. Esta técnica adopta los datos que asumen rótulos compatibles en cada hoja de cálculo. Consigue configurar la consolidación de manera que se renueve automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no logrará cambiar qué celdas y rangos se encierran en la consolidación. Como opción, puede restablecer la consolidación manualmente, lo que le admitirá cambiar las celdas y los rangos contenidos en ella. Si ejecuta la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que quiere combinar tienen igual ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas. Si efectúa la consolidación por categoría, movilice las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que enseñan dónde están situados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación. Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.